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教你Word文檔丟失的預防與數據的恢復

2016-4-1 15:09:08??????點擊:

相信當你辛辛苦苦敲了大半天鍵盤,一篇文章眼看就快完成了,可是就在這時突然停電,或者程序停止了響應,甚至電腦死機,未完成的Word文檔還沒有保存……人世間最痛苦的事莫過于此。

  為了防止這樣痛苦的事情發生,筆者覺得有必要向大家推薦防止Word文件丟失的方法。

  一、使用自動恢復功能:


  Word 2000/XP 能夠自動恢復尚未保存的數據。大家只要單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“保存”標簽,并選中“自動保存時間間隔”復選框,在“分鐘”框中,輸入時間間隔,以確定Word 2000/XP 保存文檔的時間。時間越短,Word 2000/XP 保存文檔越頻繁,在 Word 2000/XP 中打開文檔后出現斷電或類似問題時,能夠恢復的信息當然也就越多,一般我們設置為1分鐘。

  經過上面的設置后,所有在發生斷電或類似問題時處于打開狀態的文檔在下次啟動Word時都會顯示出來,大家可以對它們進行保存。不過在替換原有文檔之前,請驗證恢復文件包含有您需要的信息,不要覆蓋了原先的文件。

  提示:

  (1)Word 2000/XP/XP的定時保存文件功能僅對DOC文件有效,其他文件無效,所以筆者建議您在編輯的時候先把文檔存為Word格式,等編輯完成后再另存為其他格式;

  (2)“自動恢復”功能并不等同于正常的文檔保存。如果在 Word 2000/XP 打開恢復文件后選擇了不進行保存,則該文件將被刪除,未保存的修改也將丟失。如果選擇了保存恢復文件,它將會替換原文檔(除非給它指定了一個新的文件名)。

  二、讓文檔自動備份

  如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一個備份的話,那無疑會使文檔保險許多。而在Word 2000/XP中我們完全可以進行設置,讓它保存文檔的備份:

  單擊“工具”菜單中的“選項”命令,接著選擇“保存”標簽,選中“保留備份”復選框,單擊“確定”按鈕。經過這樣設置后, Word 2000/XP 就會自動保存文檔的備份了。

  提示:

  (1)注意Word在編輯文檔時會自動地保存其備份,它的擴展名不是“.bak”,而是“.wbk”,如果遇到文檔打不開,則只要在打開的范圍中選擇“所有文件”,直接打開備份文檔即可。

  (2)該備份提供了上一次所保存的副本,這樣,原文檔中會保存有當前所保存的信息,而副本中會保存有上次所保存的信息。每次保存文檔時,新的備份都會取代已有的備份。這樣就不用擔心會不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件,保留備份可使工作成果免受損失。

  三、恢復受損文檔中的文本

  有時候我們在試圖打開一個文檔時,計算機可能長時間無響應,則表示該文檔可能已損壞。這時候同樣不需擔心,因為下次啟動 Word 2000/XP 時,Word 2000/XP 會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔并恢復其中的文本。而且操作起來也很簡單:

  單擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后單擊“常規”選項卡,并確認選中了“打開時確認轉換”復選框,然后單擊“確定”按鈕。以后單擊“打開”按鈕 ,單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復文本”選項,成功打開損壞文檔,可將它保存為 Word 格式或其他格式(例如,文本格式或 HTML 格式)。段落、頁眉、頁腳、腳注、尾注和域中的文字將被恢復為普通文字。

  提示:如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復文本”,則需要安裝相應的文件轉換器,單擊“安裝/卸載”選項卡上的“Microsoft Office”選項,并安裝“文本恢復工具”即可。

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